Mitä henkilötietoja keräämme?
Riippuen siitä, miten käytät verkkosivustoamme ja mitä palveluita käytät, voimme käsitellä seuraavia henkilötietoryhmiä:
- nimi,
- yrityksen nimi ja organisaationumero, kun se on tarpeen,
- laskutus- ja toimitusosoite,
- sähköpostiosoite,
- puhelinnumero,
- tilausnumero ja tilaushistoria,
- tiedot ostetuista tuotteista ja palveluista,
- maksutiedot,
- IP-osoite ja tekniset tiedot verkkosivustovierailuista,
- viestintä asiakaspalvelumme kanssa,
- henkilötunnus, kun se on tarpeen valitun maksutavan tai muun palvelun vuoksi.
Voimme käsitellä myös muita henkilötietoja, jotka olet itse antanut meille, esimerkiksi sähköpostiviestissä, lomakkeessa tai asiakaspalvelupyynnössä.
Miksi käsittelemme henkilötietoja?
Käsittelemme henkilötietoja eri tarkoituksiin ja eri oikeusperusteiden nojalla tilanteesta riippuen.
Kun teet ostoksen osoitteessa
Käsittelemme niitä henkilötietoja, joita tarvitaan tilauksesi vastaanottamiseen ja hallinnointiin, maksun käsittelyyn, tuotteiden toimittamiseen, tilauksesta kanssasi viestintään sekä mahdollisten palautusten, reklamaatioiden ja takuuasioiden käsittelyyn.
Oikeusperuste: Sopimuksen täyttäminen GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan b alakohdan mukaisesti.
Kirjanpito ja muut lakisääteiset vaatimukset
Käsittelemme laskuja, kuitteja ja muita tietoja, joita meidän on lain mukaan säilytettävä.
Oikeusperusta: GDPR:n 6.1 c artiklan mukainen lakisääteinen velvoite.
Asiakaspalvelu ja viestintä
Kun otat meihin yhteyttä sähköpostitse, puhelimitse, lomakkeen kautta tai muulla tavalla, käsittelemme tietoja, joita tarvitaan sinun tunnistamiseen ja auttamiseen sekä asian käsittelyyn.
Oikeusperusta: Sopimuksen täyttäminen tai oikeutettu etu GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan b ja f alakohdan mukaisesti, riippuen asian luonteesta.
Petosten ja väärinkäytösten ehkäiseminen
Voimme käsitellä esimerkiksi IP-osoitetta, tilaustietoja ja muuta asiaankuuluvaa tietoa epäiltyjen petosten,väärinkäytöstenja tietoturvaloukkausten havaitsemiseksi, ehkäisemiseksi ja selvittämiseksi.
Oikeusperuste: Oikeutettu etu GDPR:n 6.1 f artiklan mukaisesti sekä, soveltuvin osin, lakisääteinen velvoite.
-verkkosivuston analysointi ja kehittäminenSaatuamme suostumuksesi voimme käyttää analyysityökaluja ymmärtääksemme, miten verkkosivustoa käytetään, ja parantaaksemme sen sisältöä, toimintoja ja käyttökokemusta.
Oikeusperusta: Suostumus GDPR-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan a alakohdan mukaisesti, kun henkilötietojen käsittely tapahtuu ei-välttämättömien evästeiden tai vastaavien tekniikoiden avulla.
Markkinointi
Suostumuksesi perusteella evästeitä ja vastaavia tekniikoita voidaan käyttää mainonnan mittaamiseen ja relevantimman markkinoinnin näyttämiseen esimerkiksi Googlen ja Metan kautta.
Oikeusperusta: GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan a alakohdan mukainen suostumus, kun käsittely edellyttää suostumusta.
Uutiskirjeet ja sähköpostimarkkinointi
Jos päätät tilata uutiskirjeemme, käsittelemme pääasiassa sähköpostiosoitettasi ja, jos olet antanut sen, nimeäsi, jotta voimme lähettää sinulle SilentDirectin uutisia, tarjouksia ja muuta merkityksellistä tietoa.
Uutiskirjeen hallinnointiin ja lähettämiseen käytämme palveluntarjoajana ja henkilötietojen käsittelyn apulaisena Get a Newsletter -palvelua. Uutiskirjeen kannalta välttämättömät henkilötiedot käsitellään siten heidän järjestelmissään SilentDirectin toimeksiannosta.
Oikeusperusta: Suostumus GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan a alakohdan mukaisesti, kun uutiskirje lähetetään suostumuksesi perusteella.
Voit peruuttaa tilauksen milloin tahansa uutiskirjeessä olevan peruutuslinkin kautta tai ottamalla meihin yhteyttä.
Kun peruutat tilauksen, sähköpostiosoitteesi saattaa jäädä estolistalle sen varmistamiseksi, ettet ala vahingossa vastaanottaa uutiskirjeitä uudelleen. Tietoja ei tällöin käytetä uusien lähetysten lähettämiseen.
Maksu ja maksupalveluntarjoajat
Kun teet ostoksen, tarvittavat henkilötiedot ja tilaustiedot voidaan jakaa valitsemallesi maksupalveluntarjoajalle tai kyseisen maksutavan yhteydessä käytettävälle palveluntarjoajalle.
SilentDirect käyttää muun muassa Klarnaa, Ledyeriä, PayPalia ja korttimaksuratkaisuja. Se, mitä tietoja kukin maksupalveluntarjoaja käsittelee, riippuu valitsemastasi maksutavasta.
Maksupalveluntarjoaja voi tietyissä tapauksissa toimia itsenäisenä rekisterinpitäjänä henkilötietojesi käsittelyssä, esimerkiksi luottokelpoisuuden arvioinnissa, maksujen hallinnoinnissa ja lakisääteisten velvoitteiden täyttämisessä. Tietoa tällaisesta käsittelystä löytyy kunkin palveluntarjoajan tietosuojakäytännöstä.
Toimitus ja kuljetus
Jotta voimme toimittaa tilauksesi, jaamme tarvittavat tiedot asiaankuuluville kuljetus- ja logistiikkapalveluntarjoajille. Jaettavia tietoja ovat esimerkiksi nimi, yrityksen nimi, toimitusosoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero.
Käytämme muun muassa DHL:ää, PostNordia, UPS:ää ja Schenkeriä. Käytettävä kuljetusyritys riippuu tilauksesta, toimitusosoitteesta, tuotteesta sekä valitusta tai käytettävissä olevasta toimitusvaihtoehdosta.
Verkkokauppa-alusta ja tekniset palveluntarjoajat
SilentDirect käyttää verkkokauppaansa varten ruotsalaista verkkokauppa-alustaa Nyehandel. Henkilötietoja voidaan käsitellä niissä teknisissä järjestelmissä, joita tarvitaan verkkosivuston, asiakastilien, tilausten ja muiden toimintojen toimimiseen.
Voimme myös käyttää muita palveluntarjoajia esimerkiksi IT-käytön, tuen, tilastojen, mainonnan, maksujen, viestinnän ja muiden toimintojen hoitamiseen, joita tarvitaan liiketoiminnan harjoittamiseen ja kehittämiseen.
Kun palveluntarjoaja käsittelee henkilötietoja yksinomaan ohjeidemme mukaisesti, palveluntarjoaja toimii henkilötietojen käsittelyn apulaisena, ja käsittelyä säännellään henkilötietojen käsittelyn apulaisena toimimista koskevalla sopimuksella, jos se on tarpeen.
Henkilötietojen jakaminen
Emme myy henkilötietojasi.
Henkilötietoja voidaan jakaa vastaanottajille, kun se on tarpeen:
- tilauksesi hallinnoimiseksi ja toimittamiseksi,
- maksujen suorittamiseksi tai hallinnoimiseksi,
- asiakaspalvelun tarjoamiseksi,
- lähettääksemme uutiskirjeitä, jotka olet päättänyt tilata,
- verkkosivuston ylläpitoa, suojaamista ja kehittämistä varten,
- lakisääteisten vaatimusten, viranomaisten päätösten tai muiden oikeudellisten velvoitteiden täyttäminen,
- epäiltyjen petosten ja tietoturvaloukkausten ehkäiseminen tai tutkiminen.
Voimme myös luovuttaa tietoja esimerkiksi viranomaisille, poliisille, tuomioistuimelle tai muulle toimivaltaiselle vastaanottajalle, jos laki tai sitova päätös velvoittaa meitä siihen.
Henkilötietojen siirto EU:n/ETA:n ulkopuolelle
Pyrimme siihen, että henkilötietoja käsitellään EU:n/ETA:n alueella. Jotkut palveluntarjoajat, kuten globaalit teknologia-, analytiikka-, maksu- tai mainontayritykset, voivat kuitenkin käsitellä henkilötietoja EU:n/ETA:n ulkopuolella sijaitsevissa maissa tai asettaa ne saataville näistä maista.
Kun tällainen siirto kuuluu GDPR:n piiriin, sen on tapahduttava pätevän siirtomekanismin avulla, esimerkiksi EU:n komission päätöksellä riittävästä suojan tasosta tai EU:n komission vakiolausekkeilla (SCC), sekä tarvittaessa lisäsuojatoimenpiteiden avulla.
Kuinka kauan säilytämme henkilötietoja?
Säilytämme henkilötietoja vain niin kauan kuin niitä tarvitaan niihin tarkoituksiin, joihin ne on kerätty, tai niin kauan kuin laki velvoittaa meitä säilyttämään niitä.
Tilaus- ja asiakastiedot
Ostoksiin liittyvät tiedot säilytetään niin kauan kuin niitä tarvitaan sopimuksen täyttämiseen, reklamaatioiden käsittelyyn, takuuseen sekä muihin ostosta johtuviin oikeuksiin ja velvollisuuksiin.
Kirjanpitotiedot
Kirjanpitotiedot säilytetään kunkin voimassa olevan kirjanpitolainsäädännön edellyttämän ajan.
Asiakaspalveluasio
Asiakaspalveluun liittyvä viestintä ja tiedot säilytetään niin kauan kuin niitä tarvitaan asian käsittelyyn ja seurantaan sekä sen jälkeenkin, jos se on tarpeen oikeudellisten vaatimusten vahvistamiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
Uutiskirjeet
Uutiskirjeisiin käytettäviä tietoja käsitellään niin kauan kuin olet tilaajana tai kunnes peruutat suostumuksesi. Tiettyjä tietoja voidaan sen jälkeen säilyttää estoluettelossa, jotta tilauksen peruutus voidaan toteuttaa.
Kun tietoja ei enää tarvita, ne poistetaan tai anonymisoidaan, ellei niitä tarvitse säilyttää pidempään lakisääteisten vaatimusten tai oikeudellisten vaatimusten vuoksi.
Näin suojaamme henkilötietojasi
Käytämme asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia turvatoimenpiteitä henkilötietojen suojaamiseksi luvattomalta pääsyltä, muuttamiselta, katoamiselta, levittämiseltä ja muulta luvattomalta käsittelyltä.
Tähän voivat kuulua muun muassa SSL/TLS-salattu viestintä, käyttöoikeuksien hallinta, salasanasuojaus, varmuuskopiointi sekä rajoitettu pääsy henkilötietoja sisältäviin järjestelmiin.
Oikeutesi GDPR:n nojalla
Rekisteröitynä sinulla on useita GDPR:n mukaisia oikeuksia. Sovellettavat oikeudet voivat riippua siitä, mistä käsittelystä on kyse ja mihin oikeusperusteeseen käsittely perustuu.
Oikeus saada pääsy tietoihin
Sinulla on oikeus pyytää tietoja siitä, mitä henkilötietoja käsittelemme sinusta, ja saada kopio näistä tiedoista.
Oikeus tietojen oikaisemiseen
Sinulla on oikeus pyytää, että virheelliset tai puutteelliset henkilötiedot oikaistaan tai täydennetään.
Oikeus tietojen poistamiseen
Voit tietyissä tilanteissa pyytää henkilötietojesi poistamista. Oikeus ei koske tilanteita, joissa meidän on esimerkiksi säilytettävä tiedot lakisääteisen velvoitteen täyttämiseksi.
Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
Voit tietyissä tilanteissa pyytää henkilötietojesi käsittelyn rajoittamista.
Oikeus tietojen siirrettävyyteen
Kun käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen ja tapahtuu automaattisesti, sinulla voi tietyissä tilanteissa olla oikeus saada itse antamasi henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa.
Oikeus vastustaa käsittelyä
Sinulla on tietyissä tilanteissa oikeus vastustaa käsittelyä, joka perustuu meidän oikeutettuun etuumme.
Suoramarkkinointi
Sinulla on aina oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin.
Suostumuksen peruuttaminen
Kun käsittely perustuu suostumukseesi, sinulla on oikeus peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen peruuttamista suoritettujen käsittelyjen laillisuuteen.
Henkilötietoturvaloukkaukset
Henkilötietoturvaloukkaus on tietoturvaloukkaus, joka voi tarkoittaa esimerkiksi henkilötietojen tuhoutumista, katoamista, muuttumista tai luovuttamista tai joutumista vääriin käsiin.
Dokumentoimme ja käsittelemme henkilötietoturvaloukkauksia GDPR:n mukaisesti. Jos loukkaus aiheuttaa sellaisen riskin, että se on ilmoitettava tietosuojaviranomaiselle (IMY), ilmoitus tehdään GDPR:ssä määritellyssä määräajassa. Asianomaisille henkilöille ilmoitetaan asiasta, kun laki sitä edellyttää.
Ota yhteyttä henkilötietoihin liittyvissä asioissa
Jos haluat käyttää jotakin oikeuksistasi tai sinulla on kysymyksiä siitä, miten käsittelemme henkilötietojasi, voit ottaa meihin yhteyttä:
